السكرتارية هي من الوظائف الإدارية التي يمكن وصفها بالسهل الممتنع، ومواصفات السكرتيرة الناجحة هي الأكثر بحثاً من قبل الشباب الراغبين بالعمل في هذا المجال حيث تعتبر من الوظائف الهامة التي لا غنى عنها في الشركات.
ويسعى كل شخص ناجح في عمله لمعرفة جميع المهام الموكلة إليه ، لذلك سنقوم في هذا المقال بتزويدكم بمهام السكرتير وصفاته لتؤدوا مهامكم على أكمل وجه تابعوا القراءة لمعرفة المزيد.
من هي السكرتيرة الناجحة؟
هي الموظفة التي تشغل منصب معاون المدير في الشركة سواء كانت الشركة كبيرة أم صغيرة، وتقوم بوظيفتها المكتبية التي تتضمن متابعة جميع البيانات والمعلومات والاهتمام بجميع تفاصيل الشركة ثم إيصالها إلى الإدارة .
ويعتبر السكرتير من الأشخاص المحوريين في الشركة حيث يقوم بالعديد من المهام الإدارية ،التنظيمية والأرشيفية.
وللقيام بهذه المهام المتعددة يجب أن يتوفر لدى السكرتير الناجح العديد من المواصفات التي تؤهله للعمل في هذا المنصب والنجاح فيه.
ما هي مواصفات السكرتيرة الناجحة؟
نصادف في حياتنا اليومية العديد من الموظفين في هذا المجال سواء بشركات كبرى أو صغرى ولكن ما الذي يجعل هذا الموظف ناجحاً في عمله.
وما هي المواصفات التي يجب أن يتمتع بها هذا الموظف؟ سؤال راود الكثيرين وإجابته ستجدونها في السطور القادمة.
يجب على السكرتير أن يتمتع بالعديد من الصفات التي تجعل منه شخصاً مناسباً لهذا المنصب وأبرزها ما يلي:
●السكرتيرة الناجحة والصفات السلوكية :
- في البداية يجب على السكرتير أن يهتم بمظهره الخارجي اللائق، وأناقة ملبسه فالمظهر هو العنوان.
- الشخصية قوية.
- قادر على التواصل بشكل سليم مع الآخرين.
- يمتلك الطلاقة في الحديث.
- قادر على التصرف السليم.
- فطن وسريع البديهة، قوي الذاكرة، قادر على حفظ المعلومات والتفاصيل ثم استرجاعها في الوقت المناسب.
- التعامل بأدب وذوق مع الآخرين.
- يحترم الوقت وقادر على إدارته وتنظيمه، كما يلتزم بالمواعيد خصوصاً مواعيد العمل الرسمية.
- لديه الولاء والانتماء للمؤسسة التي يعمل بها والمسؤولين فيها.
- هادئ متزن، ومرن في التعامل.
أنظر هاته المقالة سوف تفيدك: مهارات رقمية ضرورية للحصول على فرص وظيفية لسنة 2024 – الأكاديمية الدولية الرقمية
●الصفات المهنية للسكرتيرة الناجحة:
- حائز على مؤهل علمي في هذا المجال بشرط ألا يقل عن دبلوم أو درجة بكالوريوس.
- قادر على التعلم المستمر، ومواكبة كل ما هو جديد في العمل الإداري بشكل خاص بالإضافة إلى التطورات التقنية.
- يمتلك مهارات تقنية كاستخدام الحاسب والطابعة بالإضافة إلى معرفته بشبكات الاتصال والتقنيات التكنولوجية الحديثة لأنها تعد من ضروريات العمل في مجال السكرتارية.
- لديه مهارات إدارية ممتازة في مجال تنظيم المكاتب .
- يمتلك مهارات جيدة في إدارة الأرشيف.
- قادر على إعداد التقارير.
- قادر على صياغة المراسلات الداخلية والخارجية بشكل سليم.
- القدرة التعامل مع البريد.
- العمل ضمن فريق أو بشكل فردي.
● الصفات الأخلاقية لدى السكرتيرة الناجحة:
- الصدق.
- الأمانة والنزاهة.
- الالتزام والاجتهاد.
- الموضوعية والنقد البناء.
- تحمل المسؤولية.
ما هي مهام السكرتيرة الناجحة ؟
يجب على السكرتير أن يقوم بالعديد من المهام وكي يحقق النجاح عليه القيام بها على أكمل وجه ومن أبرز المهام الموكلة إليه:
- التواصل مع كافة أقسام الشركة والموظفين فيها.
- تنظيم مواعيد الاجتماعات وتحديد مواعيد المقابلات.
- تنظيم العمل داخل المؤسسة وتوزيع المهام على الموظفين.
- كتابة التقارير الدورية وطباعتها.
- التأكد من سير العمل ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
- ترتيب جداول أعمال المديرين وتخفيف الأعباء عنهم.
- استقبال الضيوف والعملاء الجدد.
- استقبال المكالمات والإيميلات والرد عليها.
- تحضير الوثائق والمستندات وتسليمها في مواعيدها.
- حضور الاجتماعات والمؤتمرات والقيام بتقارير وملخصات عنها.
في الختام نود التنويه إلى أهمية السكرتارية في المؤسسات والسكرتير الناجح هو القادر على القيام بمهامه بشكل تام وتخفيف الأعباء عن الإدارة التابع لها.
إن كنت مهتما بهذا المجال فالأكاديمية الرقمية الدولية تقدم لك دورة تكوينية احترافية تساعدك على النجاح في هذا المجال:
دورة السكرتارية | Formation Secrétariat Bureautique – الأكاديمية الدولية الرقمية